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Vidimazione e bollatura libri sociali

Libro giornale e libro inventari

L’articolo 8 comma 1 della Legge n. 383 del 18 ottobre 2001 ha sostanzialmente modificato quanto previsto dall’art. 2215 del Codice Civile il quale prevedeva anche per il libro inventari ed il libro giornale la bollatura iniziale e l’annuale vidimazione. Tale semplificazione ha quindi eliminato ogni competenza dell’Agenzia delle Entrate in merito alle vidimazioni e bollature iniziali dei registri. I contribuenti che per motivi diversi volessero procedere ad una vidimazione facoltativa e volontaria dei registri fiscali devono ora necessariamente rivolgersi al registro delle imprese o ai notai.
Rimane invece obbligatoria la bollatura iniziale e la vidimazione per i libri di cui all’art. 2421 del Codice Civile che rimangono di competenza dell’Ufficio delle Imprese o dei notai; si tratta, ad esempio, del libro verbali assemblee, verbali del consiglio, libro soci, verbali del collegio sindacale ecc.
Contenuto del libro Giornale
Nel libro giornale vanno annotate giornalmente le operazioni relative all’esercizio dell’impresa così come previsto dall’art. 2216 del Codice Civile.
Nel libro giornale vengono quindi riportate un’insieme di rilevazioni contabili collegate tra di loro e tenute secondo il metodo della cosiddetta “Partita Doppia”.
Queste rilevazioni contabili prendono il nome di articoli; ogni articolo riguarda un determinato fatto di gestione dove vengono indicati i conti da addebitare ed accreditare.
Il libro giornale serve alla fine dell’esercizio per determinare il reddito conseguito dalla società ed il patrimonio esistente ad una certa data.
Le scritture vanno tenute in modo ordinato, senza spazi bianchi ed interlinee, senza abrasioni o cancellature (no scolorina o simili, no penna stilografica) e senza trasporti in margine.
Le correzioni vanno sempre eseguite in modo tale che gli importi e le frasi corretti risultino perfettamente leggibili così come previsto dall’art. 2219 del Codice Civile.

Soggetti obbligati

Sono obbligati alla tenuta del libro giornale gli imprenditori commerciali così come previsto dall’art. 2214 c.c con esclusione dei piccoli imprenditori (art. 2083 c.c.).
Per il fisco invece sono obbligati alla tenuta del libro giornale tutti i soggetti che si trovano in contabilità ordinaria sia che vi si trovino per regime naturale che per opzione.
Si ricorda che nel caso di imprese individuali, imprese coniugali e familiari, società di persone, società di armamento, società di fatto esercenti attività commerciali, la contabilità ordinaria è obbligatoria solamente nel caso in cui sia superato il volume di ricavi di 309.874,14 euro ( se si tratta di imprese che esercitano attività di prestazione di servizi) o 516.456,90 euro (se si tratta di imprese che esercitano altre attività). Le imprese il cui regime naturale è quello semplificato possono optare per la tenuta della contabilità ordinaria.

Termini per la registrazione

Mentre il Codice Civile si limita a precisare che le registrazioni sul libro giornale devono avvenire giorno per giorno senza stabilire entro quale termine debba essere aggiornato, per il fisco, più rigido, la registrazione di una operazione sul libro giornale deve avvenire entro 60 giorni dal suo compimento (art. 22 Dpr 600/1973). Si guarda sempre alla data di effettuazione dell’operazione e non a quella della sua registrazione.
Nel caso di tenuta della contabilità con sistemi informatici, il termine dei 60 giorni viene considerato rispettato se l’operazione è stata registrata sull’elaboratore anche se il libro giornale non risulta ancora stampato.
L’art.7 del DL. 357/1994 precisa che: “a tutti gli effetti di legge la tenuta di qualsiasi registro contabile con i sistemi meccanografici è considerata regolare in difetto di trascrizione su supporti cartacei, nei termini di legge, dei dati relativi all’esercizio per il quale non siano scaduti i termini per la presentazione annuale, allorquando anche in sede di controlli e ispezioni gli stessi risultino aggiornati sugli appositi supporti magnetici e vengano stampati contestualmente alla richiesta avanzata dagli organi competenti e in loro presenza”.
Questo significa che la tenuta della contabilità con sistemi informatici viene considerata regolare, in mancanza di trascrizione su supporto cartaceo, se i dati sui supporti sono aggiornati e possono essere stampati su richiesta dei verificatori sempreché non siano già scaduti i termini per la presentazione delle relative dichiarazioni annuali ai quali questi dati si riferiscono.
Quindi è regolare la tenuta di qualsiasi registro contabile, non solo il libro giornale, se i dati contabilizzati nei termini di legge sono stampati sui registri entro il termine della presentazione della dichiarazione annuale (per il 2007 entro il 30 settembre 2008).

Scritture di rettifica e di assestamento

La R.M. n. 9/2003 ha precisato che tutte le imprese con e senza esercizio coincidente con l’anno solare, poiché le scritture di rettifica e di assestamento spesso vengono registrate in un periodo successivo a quello di riferimento, prendono il numero progressivo dell’esercizio in cui vengono registrate e la data della loro rilevazione.
Contenuto del libro Inventari
Nel libro inventari va trascritto l’inventario all’inizio dell’attività e successivamente ogni anno. Esso deve contenere l’indicazione e la valutazione per singola voce di ogni attività o passività facente riferimento l’attività d’impresa. In merito alle modalità di registrazione si fa riferimento a quanto già visto per il libro giornale (art. 2219 c.c.).
Non esiste una disposizione legislativa che stabilisca se attività e passività vadano indicate singolarmente in modo analitico (metodo preferibile) oppure per classi omogenee.
Il libro inventari deve quindi riportare:

• L’inventario iniziale;
• il bilancio annuale e la nota integrativa ovviamente solo nei casi in cui questa sia obbligatoria (es. società di capitali) ed il dettaglio degli allegati (per maggiori informazioni in merito si veda il documento "Il libro Inventari")

L’art. 15 del Dpr 600/1973, oltre quanto già previsto dal Codice Civile, stabilisce che l’inventario deve evidenziare:

• la consistenza dei beni raggruppati in categorie omogenee per natura e valore;
• il valore attribuito a ciascun gruppo.

Con RM n. 2/1109-74 del 5 aprile 1974 il Ministero delle Finanze ha precisato che i crediti verso i clienti possono essere riportati nel libro inventari nel loro ammontare complessivo senza indicazione nominativa degli stessi. L’Agenzia delle Entrate può chiedere successivamente l’elenco nominativo in fase di controllo.
Per quanto riguarda gli imprenditori individuali, l’art. 2217 del Codice Civile richiede che vengano indicati e valutati, oltre quanto già previsto dall’art. 15 del Dpr 600/1973, i beni personali estranei all’attività d’impresa; si realizza quindi in questa situazione un doppio binario civile e fiscale.
Fiscalmente è opportuno indicare nel libro inventari i beni che l’imprenditore decide di far passare dalla sfera privata a quella aziendale (art. 65 c. 3-bis del Tuir).

Termini per la compilazione

La finanziaria per l'anno 2008 ha modificato i termini entro i quali si dovrà procedere alla stampa dei libri contabili. A seguito delle modifiche introdotte dal comma 161 dell'art. 1 della Legge Finanziaria al D.L. 357/94, la stampa dei registri non dovrà più essere effettuata entro il termine di presentazione della dichiarazione dei redditi, dal 2008 entro il 30 settembre, ma dovrà essere effettuata entro tre mesi il termine di presentazione delle dichiarazioni dei redditi (rispetto allo scorso anno viene anticipata dal 31 gennaio al 31 dicembre).
La norma civilistica (art. 2217 cc.) e la norma fiscale (art. 15 del Dpr 600/1973) si sono quindi uniformate in merito a quest’ultimo termine.
Si fa presente che con scadenza non si intende il giorno di effettiva presentazione della dichiarazione quanto piuttosto il termine ultimo entro il quale la dichiarazione stessa va presentata.
Entro questa data l’inventario deve essere sottoscritto dal titolare dell’impresa o dall’amministratore o dal rappresentate legale per società ed enti.

Redazione annuale

Sia l’art. 2217 c.c. che l’art. 15 del Dpr 600/1973 sono concordi nel stabilire che il libro inventari:

• Vada compilato annualmente;
• Debba chiudersi con lo Stato Patrimoniale, il Conto Economico e la Nota Integrativa (ove obbligatoria) anche se parte della dottrina non è concorde all’apposizione in calce all’inventario della nota integrativa.

Conservazione

Il libro inventari va conservato almeno 10 anni dalla data dell’ultima registrazione oppure, oltre detto termine, fino a quando non sia stato definito il contenzioso relativo all’accertamento fiscale dell’esercizio al quale l’inventario si riferisce.

Imposta di bollo

L’importo varia tuttavia a seconda del tipo di soggetto obbligato così come viene esposto qui sotto in tabella:

Sia il libro giornale che il libro inventari prima di essere utilizzati devono assolvere l’imposta di bollo che è proporzionalmente vincolata al numero di pagine utilizzate ed è attualmente quantificata in €. 29,24 per ogni 100 pagine o frazione di 100 pagine.

 L’imposta di bollo può essere versata seguendo due diverse vie:

• Attraverso l’apposizione di marche o bollo a punzone (la RM n. 85 del 12 marzo 2002 ha poi precisato che le marche o il bollo a punzone possono essere apposte non solo sulla prima pagina numerata, o sulla prima pagina numerata di ogni blocco di cento pagine, ma anche sull’ultima pagina di ciascun blocco di cento pagine purché l’imposta sia stata assolta prima della messa in uso del libro ovvero prima di effettuare le annotazioni sulla prima pagina numerata di ciascun blocco di cento pagine);
• Attraverso il pagamento di un modello F23 da presentare agli sportelli bancari o postali o ai concessionari delegati alla riscossione tributi (codice tributo T485 – “Imposta di bollo su libri e registri”). In merito a questa seconda metodologia di versamento dell’imposta di bollo, la RM n. 104/E del 11 dicembre 2001 è intervenuta precisando che gli estremi del versamento del tributo devono essere riportati sulla prima pagina di ciascun libro o registro.

In merito a quantificare correttamente il numero di pagine da determinare preventivamente, l’Agenzia delle Entrate ha chiarito che è possibile integrare durante l’anno l’imposta di bollo già assolta qualora il numero di pagine necessario sia superiore al numero di pagine già coperte dall’imposta versata. Le marche in questo caso andranno apposte sulla prima pagina del blocco successivo alla prima vidimazione (es. ho vidimato 200 pagine me ne servono 250 le marche le appongo sulla pagina 201).
Sempre la RM n. 85 del 2002 l’Amministrazione Finanziaria ha chiarito che in merito all’imposta di bollo dovuta per il libro giornale ed il libro inventari, essa è da intendersi riferita al numero di pagine effettivamente utilizzate indipendentemente dall’anno a cui si riferisce la numerazione progressiva dei registri. Sempre in questa risoluzione si è poi chiarito che l’obbligo di apporre le marche da bollo sull’ultima pagina del registro permane solamente nel caso di vidimazioni volontarie o facoltative laddove il notaio o il registro imprese dichiara il numero di pagine che compongono il registro stesso.
Così ad esempio, se per l’anno 2008 la scritture terminassero alla pagina 2008/70, l’imposta di bollo rimarrebbe assolta anche per le prime 30 pagine dell’anno 2009. Le nuove marche andranno quindi applicate sulla pagina 2008/31.
Va inoltre sottolineato che qualora il libro giornale o il libro inventari superino per numero di pagine per le quali è stata assolta l’imposta di bollo, si tratterebbe di una irregolarità relativa al tributo che non inficia la validità civilistica e fiscale di detti libri.

Consiglio:
In considerazione del fatto che il termine previsto per la registrazione delle scritture contabili è di 60 giorni dalla data dell’operazione, che tale termine rappresenta anche la data ultima per la relativa stampa sul libro giornale (si pensi alla richiesta di stampare da parte di un eventuale verificatore) e che l’imposta di bollo deve essere assolta prima della stampa sul libro giornale delle relative operazioni, è d’obbligo acquistare le marche da bollo necessarie all’adempimento, comunque entro e non oltre il 28 febbraio di ciascun anno (nel caso di esercizio coincidente con l’anno solare).

Libri tenuti su supporto informatico

L’art. 7 del DM 23 gennaio 2004 ha chiarito le modalità da seguire per l’assolvimento dell’imposta di bollo per i soggetti che tengono i libri su supporto informatico.
In questo caso la procedura è differente da quanto visto sopra. I soggetti interessati devono presentare una apposita comunicazione all’Agenzia delle Entrate da dove emerga il numero presunto di atti, documenti o registri da utilizzare nel corso dell’anno nonché l’importo e gli estremi dell’avvenuto versamento.
Questa comunicazione può essere presentata in qualsiasi momento, tuttavia deve essere resa prima che il libro giornale o il libro inventari vengano utilizzati.
In questo caso, l’imposta di bollo non va commisurata al numero di pagine ma al numero di registrazioni. Essa è pari ad euro 14,62 (euro 29,24 se non è stata pagata la tassa CC.GG) per ogni 2.500 registrazioni o frazioni di esse.
E’ ragionevole pensare che con “registrazione” venga inteso il complesso delle righe di dettaglio che si riferiscono alla medesima registrazione.
Entro il mese di gennaio dell’anno successivo i soggetti interessati devono presentare all’Agenzia delle Entrate una comunicazione consuntiva che contenga il numero dei documenti informatici, suddivisi per tipologia, registrati nell’anno precedente e gli estremi del versamento o la domanda di rimborso o compensazione dell’imposta di bollo su di essi determinata. L’importo dell’imposta corrisposta l’anno precedente viene assunta poi come base per la liquidazione dell’imposta per l’anno in corso.
Numerazione progressiva
La numerazione non può essere illimitata. Ogni inizio anno la numerazione delle pagine va azzerata partendo da 1 con indicazione numerica progressiva. Ogni numero di pagine va preceduto dall’indicazione dell’anno a cui fa riferimento la contabilità e non a quello in cui è effettuata la stampa delle pagine che potrebbe differire. La Circolare n. 92/E del 22 ottobre 2001 ha inoltre precisato che non è più richiesta la numerazione preventiva di blocchi di pagine ritenendosi sufficiente che il contribuente attribuisca un numero progressivo a ciascuna di esse prima della sua messa in uso. E’ da sottolineare come non ci sia nulla che vieti al contribuente di numerare preventivamente il numero di pagine in una sola volta, occorre tuttavia tenere presente in questo caso che le pagine numerate ma non utilizzate nel corso dell’anno di riferimento andranno perse in quanto inutilizzabili.

Sanzioni

Qualora vengano commesse irregolarità relative all’obbligo di numerazione progressiva e venga meno la possibilità di controllo da parte dell’Amministrazione Finanziara (mancata numerazione, mancata progressione numerica, attribuzione di uno stesso numero a più fogli, ecc) la legge prevede sanzioni amministrative che vanno da euro 1.032 ad euro 7.746 (C.M. n. 92/E del 22 ottobre 2001).

Tabelle di riepilogo vidimazioni e bollature libri sociali e fiscali

Libri la cui bollatura è facoltativa presso Registro Imprese o Notaio

Art. 2215 c.c.
• Libro giornale
• Libro inventari

Artt. 23 e ss Dpr 633/1972 e artt. 14 e ss Dpr 600/1973

• registro IVA acquisti
• registri IVA vendite (fatture emesse)
• registro dei corrispettivi
• registro dei beni ammortizzabili
• registro prima nota cassa
• registro unico IVA
• registro unico IRPEF
• registro riepilogativo
• registro corrispettivi per mancato/irregolare funzionamento registratore di cassa
• registro fatture in sospeso
• registro carico bolle di accompagnamento e/o ricevute fiscali (carico stampati fiscali)
• registro IVA multiaziendale
• registro IVA vendite CEE
• registro IVA acquisti CEE
• registro sezionale acquisti intra-comunitari
• registro acquisti intra-comunitari di enti non commerciali e agricoltori esonerati
• registro trasferimenti intra-comunitari diversi da cessioni e acquisti
• registro protocollo dichiarazioni esportatori
• registro merci conto deposito
• registro merci conto lavorazione
• registro merci in visione
• registro merci in prova
• registro rimanenze merci
• registro merci inviate
• registro merci ricevute
• registro merci in comodato
• registro delle dichiarazioni d'intento
• registro multiaziendale per centro elaborazione dati
• registro carico e scarico per centro elaborazione dati
• registro delle somme ricevute in deposito
• registro editori
• registro di carico registratori fiscali
• conti di mastro
• conti di magazzino
• registro elaborazioni meccanografiche
• registro dei campioni gratuiti
• registro delle movimentazioni finanziarie
• prospetto per contribuenti minimi e minori
• registro onorari e spese
• registro incassi e pagamenti
• registro cronologico
• registro dei corrispettivi/acquisti agenzie di viaggio
• registri di carico e scarico dei corrispettivi e degli acquisti dei beni usati
• registro delle società controllanti e controllate
• scritture ausiliarie di magazzino
• conti individuali o schede compensi a terzi
• corrispondenza e copie fatture
• registro delle esportazioni in conto deposito
• registro degli acquisti da raccoglitori
• registri degli imballaggi non restituiti
• registro dei movimenti dei beni nei depositi IVA
• registro delle variazioni
• giornale di fondo e libretto di dotazione del misuratore fiscale
• registro dei codici
• registro delle movimentazioni finanziarie

Ufficio competente per la bollatura: INAIL o INPS

• registro matricola
• libro paga
• registro delle presenze

Il libro paga ed il libro matricola sono stati abrogati ad agosto 2008 a seguito dell’istituzione del Libro Unico del Lavoro che contiene le presenze del lavoratore e il trattamento retributivo. Non può essere tenuto in forma manuale. L’INAIL è l’unico istituto preposto ad effettuare le vidimazioni.

Ufficio competente per la bollatura: ASL

• registro degli infortuni
• registro di carico e scarico tenuto dai detentori di presidi sanitari

Ufficio competente per la bollatura: autorità locale di pubblica sicurezza (QUESTURA, ufficio licenze)

• registro delle operazioni giornaliere per i commercianti di oggetti e metalli preziosi, cesellario, orafi
• registro delle operazioni giornaliere per attività di recupero crediti
• registro delle operazioni giornaliere tenuto dagli autodemolitori
• registro delle operazioni giornaliere tenuto dalle agenzie matrimoniali

Ufficio competente per la bollatura: autorità locale di pubblica sicurezza (QUESTURA, ufficio armi)

• registro delle operazioni giornaliere per i fabbricanti e commercianti di armi
• registro delle operazioni giornaliere per gli esercenti fabbriche e depositi esplodenti

Ufficio competente per la bollatura: COMUNE, ufficio commercio

• registro degli affari giornalieri delle Agenzie pubbliche per conto terzi
• registro dei beni usati, preziosi e antichi, per il commercio dei beni usati
• registro delle auto in deposito per i venditori di auto usate

Ufficio competente per la bollatura: UFFICIO DEL REGISTRO

• registro per il personale delle associazioni di volontariato
• registro di inquinamento atmosferico

Ufficio competente per la bollatura: CCIAA

• registro carico e scarico rifiuti
• formulario rifiuti

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