La conservazione dei documenti: breve vademecum
Diverse sono le tempistiche per la conservazione dei documenti fiscali e non. In questo schema abbiamo voluto riassumere quelle più significative.
Pagamento imposte e tributi (es. Iva, Irpef, Irap, Ires, ecc)
Di norma i termini ordinari di accertamento scadono entro il 31 dicembre del quarto anno successivo a quello di presentazione della dichiarazione. Se la dichiarazione è stata omessa oppure è stata dichiarata nulla, i tempi per l’accertamento dell’Agenzia delle Entrate sono prorogati di un anno.
Il 31/12/2008 sono scaduti i termini per l’accertamento dei contribuenti che avevano presentato il modello Unico 2004 redditi 2003. E’ scaduto anche l’Unico 2002 per chi non ha fatto il condono.
In ogni caso è sempre bene prolungare di almeno due d’anni la conservazione delle pezze giustificative dato che spesso i termini per l’accertamento vengono prolungati. Un esempio riguarda i contribuenti che non si sono avvalsi delle sanatorie previste dalla Legge 289/2002 (Finanziaria 2003) i cui termini previsti per l’accertamento Imposte dirette ed Iva (Dpr 600 e Dpr 633) sono stati prorogati di due anni.
Cartelle di pagamento
Anche in questo caso i termini possono essere differenti. L’agente della riscossione notifica la car-tella al debitore iscritto a ruolo (o al coobbligato) nei confronti del quale procede a pena di deca-denza. entro il 31 dicembre:
- del terzo anno successivo a quello di presentazione della dichiarazione o a quello di scadenza del versamento dell’unica o ultima rata se il termine per il versamento delle somme risultanti dalla dichiarazione scade oltre il 31 dicembre dell’anno in cui la dichiarazione è presentata per le somme dovute a seguito di liquidazione automatizzata svolta ai sensi del Dpr 600/1973;
- del quarto anno successivo a quello di presentazione della dichiarazione per le somme dovute a seguito di controllo formale della dichiarazione ai sensi del Dpr 600/1973;
- del secondo anno successivo a quello in cui l’accertamento è divenuto definitivo per le somme dovute in base agli accertamenti dell’ufficio.
Libri contabili, sociali, copie fatture e contabilità
Si consiglia di conservare i documenti in questione per almeno 10 anni. In ogni caso è opportuno fare riferimento ai termini previsti per l’accertamento sulle dichiarazioni dei redditi.
Crediti tributari
Il termine è di dieci anni dalla data di iscrizione a ruolo. Tuttavia per le dichiarazioni presentate en-tro il 30 giugno 1997 (Irpef ed Irpeg) i crediti vanno rimborsati ai contribuenti senza tener conto del limite decennale (Legge 350/2003).
Ricevute spedizionieri
Le ricevute rilasciate da spedizionieri e trasportatori si devono conservare per un anno o per 18 mesi se il trasporto è stato effettuato in paesi extra UE.
ICI
Il bollettino ICI va conservato per i 5 anni successivi a quello di pagamento dell’imposta.
Contributi previdenziali INPS
Per sempre
Cedolini, buste paga, modello CUD
Per sempre in quanto unico sistema per provare un esistente rapporto di lavoro dipendente. Si ricor-da che per le aziende con più di 15 dipendenti la possibilità di contestare i conteggi si prescrive entro 5 anni. Nelle aziende con meno di 15 dipendenti i documenti perdono valore solo dopo cinque anni dalla cessazione del rapporto di lavoro.
I cedolini paga possono invece tornare utili fino a dieci dopo l’inizio del trattamento pensionistico. I cedolini Inps o di qualsiasi ente previdenziale vanno conservati per dieci anni dopo il pensionamento.
Contratti di affitto
Per sempre
Affitto
Le ricevute dei pagamenti dei canoni di affitto vanno conservate per 5 anni.
Contravvenzioni
Le ricevute relative alle contravvenzioni pagate vanno conservate per 5 anni termine entro il quale i crediti per le sanzioni inflitte cadono in prescrizione (sentenza 5828/2005 Corte di Cassazione).
Si ricorda che il verbale di contravvenzione va notificato entro 150 giorni dall’infrazione.
Canone TV
Le ricevute di pagamento del canone Rai vanno conservate per 10 anni.
Bollette telefoni cellulari
Il termine previsto è di 10 anni.
Bollette utenze (Luce, acqua, gas, ecc)
Le bollette relative alle utenze domestiche vanno conservate per 5 anni anche se è consigliato il termine più lungo dei 10 anni. Se la bolletta è pagata in banca è preferibile conservare anche gli estratti conto.
Fatture di artigiani
Si consiglia di conservarle per almeno 10 anni.
Spese di ristrutturazione dell’abitazione
Le spese di ristrutturazione della casa che danno diritto alla detrazione fiscale nella dichiarazione dei redditi, vanno conservate fino al termine del quinto anno successivo a quello nel corso del quale è stata detratta l’ultima quota dello sconto 36%-41%-55%.
Mutui
Ai fini fiscali le quietanze di pagamento delle singole rate sono da conservarsi fino alla fine del quinto anno successivo a quello nel corso del quale sono stati detratti gli interessi passivi pagati.
Per quello che riguarda invece i rapporti con l’istituto di credito, è preferibile conservare le quietanze fino a 10 anni dalla scadenza in quanto la prescrizione è decennale (Cassazione n. 12707/2002).
Condominio
Le spese condominiali vanno conservate per 5 anni.
Tasse rifiuti
Le tasse sui rifiuti e nettezza urbana vanno conservate fino al decimo anno successivo a quello di pagamento.
Spese alberghiere
I pagamenti relativi agli alberghi si devono conservare per 6 mesi. E’ questo il termine massimo entro il quale l’albergatore può chiedere la ripetizione del pagamento.
Assicurazioni
Le quietanza di pagamento delle assicurazioni vanno conservate per un anno. Diverso il termine per quelle utilizzate ai fini fiscali per godere di eventuali detrazioni (polizze infortuni, vita, SSN auto, ecc.) che vanno conservate per almeno 5 anni o fino a quando non cade in prescrizione il controllo da parte degli uffici finanziari per il periodo d’imposta nel quale sono state sostenute e detratte.
Cambiali
Le cambiali vanno conservate per tre anni dalla loro scadenza.
Estratti conto
Gli estratti conto bancari vanno conservati per 10 anni. Questo è il termine massimo concesso al correntista per impugnare l’estratto conto qualora questo presenti errori e/o omissioni sostanziali.
Si hanno invece 60 giorni per contestare le risultanze contabili del conto corrente bancario.
Scontrini
Lo scontrino fiscale, che vale anche come garanzia, va conservato per tutta la durata della garanzia. Se si tratta di spese mediche portate in detrazione nella dichiarazione dei redditi vale quanto già visto in precedenza per le assicurazioni.
Rette scolastiche
Le ricevute di iscrizione per rette scolastiche o palestre si conservano per un anno. Anche in questo caso se le spese sono state portate il detrazione nelle dichiarazioni fiscali il termine è quello già visto in precedenza per le assicurazioni.
Bollo auto
Il documento che attesta l’avvenuto pagamento del bollo auto va conservato fino alla fine del terzo anno successivo a quello nel corso del quale è avvenuto il pagamento. Questo termine vale anche qualora si sia venduta l’automobile.
Atti di compravendita immobiliare
Per sempre
Atti notarili in genere ed atti di matrimonio
Per sempre
Pagamenti rateali
Si consiglia di conservarle per almeno 5 anni.
Parcelle e fatture di liberi professionisti
Si devono conservare per almeno 3 anni dalla conclusione della prestazione.
Referti medici
Per sempre
Titoli di Stato
La restituzione del capitale va richiesta entro 5 anni dalla data di rimborsabilità (scadenza del titolo). La restituzione degli interessi va richiesta entro 5 anni dalla scadenza.
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